În 22 decembrie 2022 a intrat în vigoare Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, care transpune Directiva UE 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale Dreptului Uniunii.
Prezentul document stabilește politica și angajamentele Mediaposte Hit Mail cu privire la protecția persoanelor care raportează încălcări ale legii care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă.

Art. 1. Domeniul de aplicare

Prezenta procedură se aplică persoanelor care efectuează raportări și care au obținut informațiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context profesional:

a) angajații Mediaposte Hit Mail;

b) colaboratorii Mediaposte Hit Mail;

c) voluntarii și stagiarii remunerați sau neremunerați;

d) acționarii și persoanele care fac parte din consiliul de administrare, de conducere sau de supraveghere;

e) persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă și care efectuează raportări sau divulgă public informații privind încălcări ale legii obținute în timpul procesului de recrutare sau al altor negocieri precontractuale;

f) persoanele ale căror raporturi de muncă sau de serviciu cu Mediaposte Hit Mail au încetat.

Art. 2. Termeni și expresii

În sensul prezentei proceduri, termenii și expresiile de mai jos au următoarele semnificații:

Încălcări ale legii – fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune care constituie nerespectări ale dispozițiilor legale, așa cum sunt definite în Legea nr. 361/2022, art. 3, alin. 1.

Informații referitoare la încălcări ale legii – informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă.

Raportare – comunicarea orală sau scrisă de informații cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare a legii.

Avertizor în interes public – persoana care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional.

Context profesional – activități profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfășurate în cadrul Mediaposte Hit Mail, în baza cărora persoanele pot obține informații referitoare la încălcări ale legii.

Persoană vizată prin raportare – persoană fizică sau juridică menționată în raportare drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată.

Persoană desemnată – responsabilul cu atribuțiile prevăzute la Art. 6.

Art. 3. Raportarea unei incalcari a legii

3.1. Modalități de raportare

Raportarea privind încălcări ale legii se efectuează prin intermediul următoarelor canale interne de raportare:

Prin email, la adresa: avertizor_integritate@mhm.ro

Prin scrisoare expediată pe adresa: str. Siriului, nr. 42-46, etaj 3, sector 1, București

3.2. Conținutul raportărilor

O raportare va cuprinde următoarele informații:

Numele și prenumele avertizorului;

Datele de contact ale avertizorului;

Contextul profesional în care au fost obținute informațiile;

Persoana vizată, dacă este cunoscută;

Descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii;

Probele în susținerea raportării;

Data și semnătura, după caz.

O raportare care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii referitoare la încălcări ale legii.

Art. 4. Evidența raportărilor

Raportările se înscriu într-un registru care cuprinde: data primirii raportării, numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului, obiectul raportării și modalitatea de soluționare.

În cazul în care avertizorul solicită ca raportarea să aibă loc în prezența persoanei desemnate, aceasta va întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă și accesibilă, și va oferi avertizorului posibilitatea de a verifica și de a rectifica procesul-verbal al conversației.

Raportările se păstrează timp de 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare, acestea se distrug.

Art. 5. Confidențialitatea informațiilor

Persoana desemnată să soluționeze raportarea nu va dezvălui identitatea avertizorului și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepția situației în care are consimțământul expres al acestuia. Identitatea avertizorului poate fi divulgată numai în cazul în care acest lucru este o obligație impusă de lege, cu respectarea condițiilor și a limitelor prevăzute de aceasta. În acest caz, avertizorul este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identității și a motivelor divulgării datelor confidențiale în cauză, cu excepția cazului în care informarea ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare.

Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul companiei, alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.

Normele privind protecția identității se aplică și persoanei vizate, precum și persoanelor terțe la care se face referire în raportare. Identitatea persoanei vizate este protejată cât timp sunt în desfășurare acțiunile ulterioare raportării, cu excepția cazului în care, în urma soluționării raportării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării. Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate și dreptul de acces la propriul dosar.

Art. 6. Acțiuni ulterioare unei raportări privind încălcări ale legii

În vederea soluționării raportărilor, Mediaposte Hit Mail a înființat o structură specializată, organizată potrivit regulamentului de organizare și funcționare al companiei. Mediaposte Hit Mail, prin decizie a Directorului General, desemnează persoane responsabile cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni ulterioare și soluționarea raportărilor, care acționează cu imparțialitate și care sunt independente în exercitarea acestor atribuții.

Persoanele responsabile vor transmite avertizorului confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

Persoanele responsabile au competența de a solicita, colecta și prelucra date și informații cu privire la raportarea înregistrată, cu obligația păstrării confidențialității. Persoanele cărora le sunt solicitate informații și documente de către persoanele responsabile vor răspunde solicitărilor în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la primirea solicitării.

Persoanele responsabile vor informa avertizorul într-un termen rezonabil care să nu depășească 3 luni sau, în cazuri justificate, 6 luni de la primirea raportării, precum și ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor ulterioare raportării, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

După finalizarea examinării, persoana desemnată întocmește un raport care cuprinde următoarele elemente: prezentarea situației care a făcut obiectul raportării, inclusiv descrierea informațiilor aduse la cunoștința persoanelor responsabile, modalitatea de soluționare, concluzii și recomandări care pot cuprinde referiri la eventuale măsuri de protecție.

Modalitatea de soluționare se comunică în termen de 5 zile de la finalizarea examinării către avertizorul în interes public și către persoana vizată.