Protecția datelor tale cu caracter personal este foarte importantă pentru noi. Această notificare descrie practicile noastre privind colectarea și utilizarea datelor tale personale – de exemplu, ce date colectăm, de ce și în ce scop, și îți explică drepturile de care beneficiezi în legătură cu datele cu caracter personal.
În acest document, vei găsi informații despre următoarele subiecte:
CINE SUNTEM
CUM COLECTAM DATELE DUMNEAVOASTRA PERSONALE
CUM PARTAJAM INFORMATIILE
TRANSFERURILE DE INFORMATII IN AFARA UNIUNII EUROPENE
SECURITATEA
DREPTURILE DUMNEAVOASTRA
MODIFICARI PRIVITOARE LA NOTIFICARE
INFORMATII DE CONTACT
1. CINE SUNTEM
Mediaposte Hit Mail este o societate pe acțiuni, cu sediul social în Str. Siriului, nr. 42–46, et. 3, sector 1, București, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului din București cu numărul J40/8295/2000, cod fiscal RO13351917. Noi colectăm și prelucrăm diferite categorii de date personale despre tine, care, în conformitate cu legislația Uniunii Europene privind protecția datelor, ne conferă calitatea de operator de date pentru aceste informații.
2. CUM ÎȚI COLECTĂM DATELE PERSONALE
Datele tale personale pot fi colectate sau accesate în mai multe moduri, inclusiv:
- direct de la tine (de exemplu, prin semnarea unui contract, completarea unui formular pe website sau apelându-ne la telefon);
- în mod automat (de exemplu, datele observate când navighezi pe pagina noastră de internet, www.mhm.ro – cum ar fi cookie-uri, IP etc.);
- de la terți (de exemplu, angajatorul tău, reprezentantul tău sau din surse publice precum website-ul unei companii, căutări pe internet sau platforme de socializare precum LinkedIn, Facebook etc.).
2.1. Date furnizate direct de tine
Putem colecta date pe care ni le furnizezi direct. De obicei, acest lucru se întâmplă când:
- achiziționezi produsele sau serviciile noastre;
- ne contactezi prin formularele de pe site, prin e-mail, telefon, chat sau platforme de socializare;
- închei o înțelegere cu noi pentru a ne furniza produse sau servicii;
- închei o înțelegere cu noi pentru a primi produse sau servicii;
- participi la un eveniment organizat de noi;
- te înregistrezi pentru a primi comunicări de marketing din partea Mediaposte Hit Mail;
- ne vizitezi la sediul sau în punctele noastre de lucru.
2.2. Date colectate automat
Putem colecta date despre tine în mod automat. De obicei, acest lucru se întâmplă când:
- ne vizitezi la sediu sau în punctele noastre de lucru (de ex. prin înregistrările video – CCTV – și jurnalele de acces în clădire);
- comunici cu noi (de exemplu, prin platforme sociale);
- faci postări publice pe rețele sociale pe care le urmărim (de exemplu, pentru a răspunde solicitărilor legate de produsele și serviciile noastre).
De asemenea, putem colecta date automat prin utilizarea cookie-urilor și a altor tehnologii de urmărire similare. Modul în care folosim aceste tehnologii (precum cookies sau web beacons) este descris în secțiunea „Politica de cookies”.
Ce date colectăm despre tine?
- date necesare pentru a-ți furniza serviciile și produsele noastre;
- date pe care ni le oferi în formulare și contracte;
- date despre vizitele tale la sediile și punctele noastre de lucru;
- date pe care ni le oferi în apelurile telefonice;
- date pe care ni le trimiți prin e-mail;
- date pe care ni le transmiți în solicitările prin chat;
- date despre preferințele și interesele tale;
- date necesare pentru a răspunde solicitărilor și sesizărilor tale;
- date necesare pentru gestionarea și administrarea relației noastre cu tine, cu angajatorul sau reprezentantul tău;
- date necesare pentru achiziția de produse sau servicii;
- date necesare pentru comercializarea sau oferirea de consultanță legată de produsele ori serviciile noastre;
- informații despre activitatea ta care are legătură cu clienții noștri, produsele și serviciile noastre sau cu noi.
Datele pe care ni le oferi direct sunt ușor de identificat din context. De exemplu:
- dacă soliciți informații despre unul dintre serviciile noastre, folosind formularele de pe site, ne oferi numele tău, date de contact, numele companiei și serviciile care te interesează;
- dacă ești furnizor, pentru a gestiona relația cu tine sau cu angajatorul tău, ne dai numele, datele de contact, cele de facturare și detalii despre produsele sau serviciile tale, pentru a ne putea îndeplini obligațiile contractuale;
- ne poți transmite informații despre preferințele și interesele tale, pentru a te invita la evenimente relevante.
Datele pe care le colectăm automat includ, în general:
- detalii despre vizita sau apelul tău (cum ar fi ora și durata);
- cât de des ne vizitezi birourile sau ce zone accesezi și cât timp petreci în ele;
- date despre dispozitivul tău (de exemplu, adresa IP, identificatorul unic al dispozitivului, sau informații despre cookie-urile stocate pe el).
Datele pe care le obținem de la terți constau, în general, în informații disponibile public, cum ar fi funcția ta, preferințele și interesele – de exemplu, informații din postările de pe platformele de socializare.
În ce scop folosim datele tale și în ce bază legală?
În funcție de natura relației noastre, putem folosi informațiile tale în următoarele scopuri:
- pentru a respecta obligațiile legale, cum ar fi arhivarea datelor conform legislației aplicabile sau plata impozitelor și contribuțiilor fiscale;
- pentru a-ți vinde produsele și serviciile noastre;
- pentru a-ți transmite oferte de produse sau servicii relevante, pe baza unor analize avansate legate de interesele tale;
- pentru a ne apăra drepturile și interesele în instanță;
- pentru a gestiona relația contractuală cu tine sau cu angajatorul tău;
- pentru a ne conforma legilor în vigoare, inclusiv cele privind păstrarea și utilizarea evidențelor tale în cazul unor litigii anticipate, în scopul obținerii de consiliere juridică de la avocați sau alți consultanți;
- pentru a achiziționa produse sau servicii de la tine sau de la angajatorul tău – inclusiv pentru a te contacta, a obține servicii legate de vânzări și a-ți achita bunurile sau serviciile, ori a-ți rambursa cheltuielile (acolo unde e cazul);
- pentru a-ți vinde produsele și serviciile noastre, inclusiv pentru a-ți procesa plățile;
- pentru a răspunde solicitărilor tale de informații;
- pentru a te informa cu privire la produsele, serviciile, promoțiile și evenimentele noastre;
- pentru a ne apăra drepturile și interesele în instanță;
- în alte scopuri pe care ți le vom comunica sau care vor fi clare din context, la momentul colectării informațiilor tale.
| Scop | Metodă de colectare și bază legală pentru prelucrare |
|---|---|
| Respectarea obligațiilor de reglementare:
• obligații fiscale și contabile • managementul sănătății și securității • solicitări de divulgare de informații conform legii și normelor de reglementare • conflicte de interese • păstrarea contractelor și documentelor aferente în care se poate face referire la tine. |
Aceste informații ne sunt, în general, furnizate de tine direct, în momentul în care se stabilește o relație între noi sau interacționezi cu noi. Utilizăm aceste informații pentru că ne sunt necesare pentru a ne desfășura activitatea în conformitate cu legea (inclusiv a legislației privind societățile comerciale și a codului fiscal), pentru a păstra registrele financiare și fiscale, a ne conforma cu sancțiunile comerciale, a respecta legislația în materie de sănătate și securitate (care poate include păstrarea de evidențe privind incidentele), a întocmi rapoarte, a răspunde la solicitări de informații de la autoritățile competente și a gestiona orice conflicte de interese. |
| Achiziționarea de produse sau servicii:
• stabilirea contactului cu tine sau angajatorul tău cât timp ne furnizezi produse sau servicii • procesarea plăților • managementul relației |
În general, vom primi aceste informații fie direct de la tine, fie prin intermediul angajatorului tău (de obicei, nume, funcția, adresa companiei, adresa de email de serviciu, comenzi, servicii, informații de plată, (unde este cazul, detalii despre cheltuieli), corespondență). Utilizăm aceste informații pentru a îndeplini contractul încheiat cu tine sau angajatorul tău în calitate de cumpărător al produselor sau serviciilor tale sau ale angajatorului tău, sau în calitate de client al nostru sau, acolo unde nu există o astfel de obligație legală, utilizăm aceste informații pentru că avem un interes legitim de a ne desfășura activitatea, de a te contacta în legătură cu produsele sau serviciile pe care le primim de la tine sau de la angajatorul tău, sau în legătură cu produsele și serviciile pe care ți le furnizăm, de a procesa plățile și de a gestiona relația cu tine sau angajatorul tău, interes care nu este anulat de interesele, drepturile și libertățile tale de a proteja informațiile despre tine. |
| Comercializarea produselor și serviciilor noastre:
• stabilirea contactului cu tine sau angajatorul tău cât timp îți furnizăm produse sau servicii • îndeplinirea comenzilor (inclusiv transmiterea facturilor) • procesarea plăților tale • managementul relației |
Aceste informații îți sunt furnizate, în general, direct de tine sau de angajatorul tău, după caz (de obicei, nume, funcția, adresa companiei, adresa de e-mail de serviciu, comenzi, informații de plată, corespondență). Utilizăm aceste informații pentru a ne achita obligațiile contractuale față de tine sau angajatorul tău, în calitate de cumpărător al produselor noastre. |
| Promovarea comercială și gestionarea relației (unde legea permite): • transmiterea de informații către tine privind actualizări relevante, promoții și evenimente • gestionarea relației noastre |
Aceste informații ne sunt furnizate, în general, de tine direct sau de angajatorul tău, după caz (de obicei, nume, funcția, adresa companiei, adresa de email de serviciu). Utilizăm aceste informații pentru că avem un interes comercial legitim de a gestiona relația dintre noi și de a te informa despre activitatea, produsele și evenimentele noastre, interes care nu este anulat de interesele, drepturile și libertățile tale de a proteja informațiile despre tine. |
| Administrarea afacerii:
• managementul organizațional general și ținerea de evidențe comerciale • administrarea și ținerea evidențelor despre vizitatori • administrarea și organizarea de evenimente • corespondența aferentă relației noastre cu tine sau cu angajatorul tău, inclusiv pentru a gestiona solicitările tale de informații sau cererile • dezvoltarea, implementarea, operarea și mentenanța sistemelor IT • asigurarea securității sistemelor, dispozitivelor și clădirilor • operarea unui mediu de lucru sigur • menținerea securității și siguranței personalului, clienților, furnizorilor, vizitatorilor și a bunurilor care aparțin Mediaposte Hit Mail |
În general, fie vom primi informațiile direct de la tine, fie de la angajatorul tău. Utilizăm aceste informații pentru că avem un interes comercial legitim de a ne desfășura activitatea, de a gestiona relația noastră cu tine și de a menține securitatea și integritatea clădirilor și sistemelor noastre IT, interes care nu este anulat de interesele, drepturile și libertățile tale de a restricționa utilizarea informațiilor despre tine. |
| Securitate și monitorizarea sistemelor:
• sisteme de control și jurnale de autentificare și acces, unde este cazul • monitorizarea sistemelor, a dispozitivelor, internetului și emailului la care ți se acordă acces • monitorizarea accesului în incintele Mediaposte Hit Mail și a proceselor privind securitatea în locațiile noastre |
Aceste informații sunt colectate automat prin diferite mijloace precum sisteme automate și de monitorizare a dispozitivelor și înregistrare CCTV în incinta locațiilor noastre. Utilizăm aceste informații pentru că avem un interes comercial legitim de a asigura confidențialitatea, integritatea și securitatea infrastructurii noastre fizice și digitale și a locațiilor noastre, interes care nu este anulat de interesele, drepturile și libertățile tale de a proteja informațiile despre tine. |
| Suport în vederea atingerii tuturor scopurilor de mai sus:
• corespondarea cu tine • îmbunătățirea experiențelor tale • administrare și depanare |
Acestea sunt, în general, o combinație de informații pe care ni le oferi (de exemplu, date de contact) și informații pe care le colectăm automat (de exemplu, informații despre dispozitivul tău și cookie-uri și tehnologii de urmărire similare). Utilizăm aceste informații în temeiurile care corespund scopului pentru care folosim informațiile pentru care oferim suport. |
În unele cazuri, putem utiliza date despre tine în moduri care nu sunt descrise mai sus. În acest caz, îți vom furniza o notificare suplimentară privind confidențialitatea care explică această utilizare.
3. CUM PARTAJĂM DATELE
Este posibil să partajăm date despre tine cu:
• Terțe părți care furnizează produse sau servicii către noi sau către tine (precum angajatorul tău, consilieri, furnizori de servicii de plată, furnizori de servicii de curierat, retaileri, furnizori de servicii de informații etc.);
• Terți care furnizează produse sau servicii, cum ar fi curierii, furnizorii de sisteme IT și furnizorii de servicii de asistență aferenți, inclusiv furnizorii de servicii de telecomunicații, realizare copii de rezervă și recuperare în caz de dezastru, servicii de securitate informatică și alți furnizori de servicii externalizate, cum ar fi stocare în afara spațiului propriu și furnizori de servicii de stocare în sistem cloud;
• Terțe părți, dacă este necesar sau permis de lege, de exemplu: autorități de reglementare, departamentele guvernului, ca răspuns la o cerere a autorităților de aplicare a legii sau a altor funcționari guvernamentali, atunci când dezvăluirea este necesară sau adecvată pentru a preveni vătămarea fizică sau pierderile financiare sau în legătură cu o investigație a unei activități ilegale suspectate sau reale, și în contextul restructurării organizaționale.
4. TRANSFERURILE DE DATE ÎN AFARA UNIUNII EUROPENE
Ca regulă generală, datele tale personale nu vor fi transferate în afara UE. Cu toate acestea, în cazul în care este necesar transferul datelor tale personale către țări din afara SEE, vom lua măsurile necesare pentru a asigura nivelul de protecție și securitate adecvat în raport cu legile aplicabile, inclusiv prin introducerea unor clauze contractuale standard în contractele ce vizează respectivul transfer.
5. SECURITATEA
Cum protejăm datele tale?
Punem în aplicare măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale pe care le deținem împotriva dezvăluirii, utilizării, modificării sau distrugerii neautorizate. Dacă este cazul, folosim tehnologii de criptare și alte tehnologii care pot ajuta la securizarea informațiilor pe care ni le furnizezi. De asemenea, solicităm furnizorilor noștri de servicii să respecte cerințe stricte de confidențialitate și securitate a datelor.
Cât timp vor fi păstrate informațiile despre tine?
Vom păstra informațiile despre tine pe perioada necesară pentru a îndeplini scopurile pentru care au fost colectate informațiile. După aceea, le vom șterge. Perioada va varia în funcție de scopurile pentru care au fost colectate informațiile. În anumite circumstanțe, ai dreptul să ne ceri să ștergem informațiile. De asemenea, uneori suntem obligați din punct de vedere legal să păstrăm informațiile, de exemplu, în scopuri fiscale și contabile.
În mod normal, reținem date în funcție de criteriile descrise în tabelul de mai jos:
| Tip | Explicație/criteriu tipic de păstrare |
|---|---|
| • Informații înregistrate în baza de date | Dacă ne-ai furnizat servicii (fie direct, fie prin angajator), majoritatea informațiilor referitoare la tine sunt păstrate pe durata desfășurării relației cu tine; de exemplu, cât timp vei continua să furnizezi servicii sau să răspunzi la comunicările noastre. Cu toate acestea, anumite elemente, precum istoricul de achiziții, vor expira în mod natural după o perioadă de timp, astfel că le vom șterge automat după perioade de timp definite, în funcție de scopul pentru care le-am colectat. |
| • evidente comerciale si de plata | Păstrăm evidențe privind facturile, vânzările, achizițiile, plățile realizate și primite și documentele aferente (precum contracte și emailuri) în conformitate cu cerințele legislației privind companiile și cu codul fiscal, de obicei timp de 11 ani. De asemenea, vom păstra evidențe ale verificărilor realizate la furnizori cât timp este necesar pentru a respecta obligațiile noastre legale și de reglementare. |
| • jurnale privind vizitatorii | Dacă vizitezi clădirile noastre, jurnalele privind vizitatorii sunt păstrate de obicei pe o perioadă de doar câteva luni. |
| • CCTV | Dacă vizitezi clădirile noastre, înregistrările CCTV sunt păstrate de obicei pe o perioadă de câteva zile până la câteva săptămâni, în funcție de scopul înregistrării. |
| • achiziții | Dacă achiziționezi servicii, vom reține detaliile acestei tranzacții cât timp este nevoie pentru executarea contractului și pentru a ne conforma oricăror obligații legale (de exemplu, în scop de păstrare a evidențelor fiscale și contabile). |
| • jurnale de audit a sistemelor | Jurnalele de audit a sistemelor sunt păstrate de obicei pe o perioadă de doar câteva luni. |
6. DREPTURILE TALE
Conform legii, beneficiezi de următoarele drepturi cu privire la datele tale personale pe care le prelucrăm:
Dreptul de acces: poți obține de la noi confirmarea că prelucrăm datele tale cu caracter personal, precum și informații privind specificul prelucrării. Acest drept îți permite să obții gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, precum și contra-cost orice copii suplimentare.
Dreptul la rectificarea datelor: poți să ne soliciți să modificăm datele tale cu caracter personal incorecte ori, după caz, să completăm datele care sunt incomplete.
Dreptul la ștergere: poți solicita ștergerea datelor tale cu caracter personal atunci când:
• acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucrăm;
• ți-ai retras consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal și noi nu le mai putem prelucra pe alte temeiuri legale;
• datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii;
• datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante.
Dreptul de opoziție și retragerea consimțământului (dacă este cazul): poți să te opui prelucrării pentru motive care țin de situația ta particulară sau poți să îți retragi oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care sunt prelucrate pe baza de consimțământ, fără însă ca aceasta să afecteze în vreun fel prelucrările realizate anterior.
Dreptul la restricționare: poți solicita restricționarea prelucrării datelor tale cu caracter personal dacă:
• contești corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor în cauză;
• prelucrarea este ilegală, iar tu te opui ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;
• datele nu ne mai sunt necesare prelucrării, dar tu ni le soliciți pentru o acțiune în instanță;
• în cazul în care te-ai opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele legitime ale societății ca operator prevalează asupra drepturilor tale în calitate de persoană vizată.
Dreptul la portabilitate (dacă este cazul): poți să ne soliciți, în condițiile legii, să îți furnizăm datele tale cu caracter personal pe care ni le-ai furnizat într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat. De asemenea, dacă ne soliciți expres, putem să transmitem datele tale cu caracter personal unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic.
Drepturile aferente deciziilor automatizate inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice care te privesc sau te afectează în mod similar într-o măsură semnificativă: Mediaposte Hit Mail nu realizează astfel de profilări care să fie urmate de decizii automatizate cu efect juridic sau similar semnificativ pentru tine.
Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere: ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în cazul în care consideri că ți-au fost încălcate drepturile. Date de contact: B-dul G-ral Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România, anspdcp@dataprotection.ro.
Consimțământul poate fi retras în orice moment. Această retragere a consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării de până la acel moment, dar de la retragerea consimțământului, Mediaposte Hit Mail va înceta prelucrarea datelor respective.
Pentru a-ți exercita drepturile, te rugăm să ne contactezi utilizând datele de contact menționate în secțiunea 8 de mai jos.
7. MODIFICĂRI PRIVITOARE LA NOTIFICARE
Putem actualiza din când în când această notificare (și orice notificare suplimentară privind confidențialitatea). Te vom notifica despre modificări când este necesar să o facem în temeiul legii.
8. INFORMAȚII DE CONTACT
Dacă ai orice fel de întrebări despre această notificare sau dorești să îți exerciți drepturile așa cum sunt acestea prevăzute mai sus, ne poți contacta folosind următoarele date de contact:
Adresa de corespondență: Strada Siriului, nr. 42-46, etaj 3, sector 1, București
E-mail office@mhm.ro
Telefon: +40212244020
